Export Import Steuersoft Update 15.02.2017

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Erläuterungen zu den neuen Exportfunktionen der Akten:

Im Zuge unserer Cloud-Entwicklung haben wir die Exportfunktionen der Akten angepasst.
Über „Datei – Akten exportieren“ bzw. „Datei – Akten versenden“ wählen Sie wie bisher die Akte(n) aus, die Sie exportieren oder per Mail versenden wollen.
Dann treffen Sie bitte die Auswahl, in welchem Format die Akte exportiert werden soll:

Sicherungsakte:

Dieses Exportformat (SXA) ist ausschließlich für Ihre eigene Datensicherung geeignet. Diese Akte kann nur in Ihre Datenbank oder in eine neue, leere Datenbank wieder importiert werden. Gedacht für eine Rücksicherung einer einzelnen Akte oder eine „Notfallrücksicherung“, wenn ausschließlich SXA-Dateien vorhanden sind und keine vollständige Datenbank-Sicherung vorliegt. Die Akte enthält ALLE Informationen wie Abrechnungsdaten, Erstellte Schreiben und die Archive (SXC-Datei), sofern ein Archiv existiert und beim Export das Archiv nicht abgewählt wurde.

 

Übertragungsakte:

Dieses Exportformat (SXU) ist dafür gedacht, wenn eine Akte aus Ihrer Datenbank dauerhaft in eine andere Datenbank integriert werden soll. Stichwort „Beratungsstellenwechsel“. Wenn eines Ihrer Mitglieder in Zukunft nicht mehr bei Ihnen beraten wird, sondern zu einer anderen Beratungsstelle wechselt, können Sie der Beratungsstelle dann die Akte im SXU-Format zukommen lassen, damit sie in deren Datenbank importiert werden kann. Die Akte enthält ALLE Informationen wie Abrechnungsdaten, Erstellte Schreiben und die Archive (SXC-Datei), sofern ein Archiv existiert und beim Export das Archiv nicht abgewählt wurde. Nach dem Import in der „neuen“ Beratungsstelle ist die Akte sofort vollständig in den bestehenden Datenbestand integriert und fließt in alle Abläufe mit ein (Abrechnung, Auswertung, Lastschrift usw.).

Prüfakte:

Dieses Exportformat (SXP) ist dafür gedacht, eine Akte zur Prüfung/Korrektur an einen anderen Steuersoft-Anwender zu versenden. Wenn Sie eine Akte als Prüfakte versenden, wird sie in Ihrem Datenbestand „gesperrt“, damit Sie sie nicht versehentlich weiterbearbeiten, bis Sie die Prüfakte als SXR-Datei wieder zurückbekommen und importiert haben. Ein manuelles Entsperren ist aber möglich.
Eine Prüfakte wird beim „Empfänger“ (Prüfer) nur temporär in den Datenbestand übernommen, das bedeutet, sie fließt nicht in die Abläufe (Vereinsabrechnung, Auswertung, Lastschrift usw.) ein. Der Empfänger kann sich ALLE Informationen im Fall (Archive, Abrechnungsdaten usw.) ansehen, aber NUR Änderungen in den Falleingaben machen. Beim Speichern erhält der „Prüfer“ folgende Meldung:

"Soll die Prüfakte nun zurückgesandt werden?"

„Datei“: Hier wird die Prüfakte als „Rückprüfakte“ (SXR) an einem Ort Ihrer Wahl gespeichert und kann dann an eine Mail angehängt werden. Nach diesem Vorgang wird die Akte aus dem Datenbestand des „Prüfers“ gelöscht.
„Mail“: Hier wird Ihr Mailprogramm angesprochen, eine neue, leere Mail erzeugt und die Prüfakte als „Rückprüfakte“ (SXR) angehängt. Diese neue Mail können Sie dann an den ursprünglichen Versender der Prüfakte senden. Nach diesem Vorgang wird die Akte aus dem Datenbestand des „Prüfers“ gelöscht.
„Nein“: Hier wird die Akte abgespeichert und bleibt temporär in der Datenbank des „Prüfers“. Wenn die Akte erneut geöffnet und gespeichert wird, wird der „Prüfer“ wieder gefragt, ob die Prüfakte zurückgesandt werden soll.
Der Punkt „Datei – Akten an Steuersoft senden“ ist von diesen Ausführungen nicht betroffen, hier bleibt alles „beim Alten“. Wenn unser Support Sie dazu auffordert, eine Akte an Steuersoft zu senden, gehen Sie wie immer über „Datei – Akten an Steuersoft senden“ und lassen uns die Akte dann zukommen.